16 Effektivitäts-Tipps

16 Effektivitäts-Tipps, mit denen Sie es schaffen, auch lästige Aufgaben zügig in Angriff zu nehmen

Effektivitäts-Tipp 1: Überzeugen Sie sich von der Dringlichkeit des Wichtigen

Warum tun wir etwas, und warum tun wir etwas anderes nicht? Im Hintergrund steht oft die Frage nach den Konsequenzen. Erst wenn wir das Gefühl haben, dass die Konsequenzen bei Nichterledigung unangenehmer ausfallen als die Erledigung selbst, raffen wir uns dazu auf, die Sache in Angriff zu nehmen.

Deshalb schieben wir so gerade die wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben auf. Die wichtigen Aufgaben sind häufig komplex, schwer zu fassen und zu bearbeiten (also „unangenehm“), aber nicht dringend (also ohne direkte Konsequenzen, wenn sie aufgeschoben werden). Was tun? Setzen Sie Ihren Verstand und Ihre Fantasie ein, und machen Sie sich konkret die langfristigen Konsequenzen bewusst:

• Denken Sie an die summierte Zeit- und Energieverschwendung, wenn Sie Ihr Ablagesystem nicht einmal von Grund auf durchchecken/umstellen.
• Denken Sie an den Stillstand, der Ihrer Abteilung langfristig droht, wenn Sie jetzt nicht ausreichend Zeit in strategische Überlegungen investieren.
• Denken Sie an Ihren persönlichen Stillstand (bzw. Rückschritt), wenn Sie jetzt nicht konsequent Zeit in Ihre Weiterbildung investieren.

Effektivitäts-Tipp 2: Motivieren Sie sich positiv

Das Ganze funktioniert auch andersherum: indem Sie sich die positiven Ergebnisse Ihres Handelns vorstellen, die Freude am Gelingen also. Wenn die positiven Konsequenzen den mühsamen Weg dorthin aufwiegen, werden Sie ihn motiviert gehen! Stellen Sie sich etwa ganz konkret vor, wie angenehm es ist,

• vor einem aufgeräumten Schreibtisch zu sitzen und Unterlagen schnell ablegen bzw. sofort wiederfinden zu können – das motiviert zu einer Überholung Ihres Ablagesystems!
• abends 1 Stunde früher nach Hause zu gehen, und das mit einem guten Gefühl – das motiviert Sie, diese lästige Aufgabe zügig abzuschließen!

Hinter dieser Methode steckt nicht Magie, sondern klassische Psychologie: Wenn Sie Ihre Wünsche so visualisieren, dass sie in Ihr Unterbewusstsein eindringen, motivieren Sie Ihre stärksten Energien. Denn Ihr Unterbewusstsein denkt in Bildern. Stellen Sie sich also das Sonnenlicht vor, das auf Ihren aufgeräumten Arbeitsplatz fällt, oder wie Ihre Kinder Ihnen fröhlich entgegenlaufen.

Effektivitäts-Tipp 3: Machen Sie das Wichtige dringlich

Wenn Sie sich nicht allein auf Ihre Fantasie verlassen möchten, können Sie wichtige Aufgaben auch absichtlich „dringend“ machen. Das funktioniert am besten, indem Sie eine andere Partei mit einschalten. Fragen Sie deshalb immer nach einem Termin, wenn Sie eine Aufgabe übernehmen. Oder delegieren Sie einen Teil der Aufgabe so, dass Sie bis zu einem bestimmten Termin gewisse Vorarbeiten abgeschlossen haben müssen.

Das ist jedoch kein Plädoyer dafür, Aufgaben so lange zu ignorieren, bis Sie sie unter höchstem Termindruck erledigen müssen! Das mag bei kleinen, berechenbaren Routinearbeiten funktionieren – bei komplexeren Aufgaben leidet fast immer die Qualität darunter.

Effektivitäts-Tipp 4: Schaffen Sie sich eine Planungsroutine

Das Aufschieben wird begünstigt durch eine fehlende oder nicht optimale Aufgabenplanung. Wenn Sie sich morgens an den Schreibtisch setzen und einfach mal „nach Gusto“ das eine oder andere erledigen, haben aufgeschobene Aufgaben keine Chance auf Erledigung – zu tun gibt es ja immer was! Die Vorteile einer festen Planungsroutine:

• Sie arbeiten Aufgaben nach Ihrem Plan ab – ohne immer von Neuem mit sich selbst darüber diskutieren zu müssen, ob Sie die jeweilige Aufgabe wirklich gerade jetzt erledigen möchten.
• Sie können sich für komplexere Aufgaben Zeitblöcke freihalten, in denen Sie sich ganz auf die eine Aufgabe konzentrieren.

Hilfreich: Stellen Sie jeweils eine unangenehme/besonders schwierige Aufgabe auf Platz 1 Ihrer Planung für den nächsten Tag, und legen Sie alle Unterlagen, die Sie dafür brauchen, schon am Vorabend mitten auf den Schreibtisch.

Effektivitäts-Tipp 5: Überprüfen Sie Ihren Arbeitsstil

Jeder Mensch hat einen anderen Arbeitsstil. Stellen Sie also für sich fest, wie Sie am besten arbeiten:

• Brauchen Sie eine größere, ungestörte Zeiteinheit vor sich, um das Gefühl zu haben, dass es sich lohnt, mit einer Arbeit überhaupt zu beginnen? Dann reservieren Sie für komplexe Aufgaben größere Zeitblöcke in Ihrem Kalender, und verteilen Sie kleine Aufgaben konsequent auf Lücken zwischen anderen Arbeiten, Telefonblöcken oder Besprechungen.
• Oder arbeiten Sie besonders effektiv, wenn Sie eine kurze Zeiteinheit vor sich haben? Zerlegen Sie komplexe Aufgaben in mehrere kleinere Portionen, die Sie dann in Halbstundeneinheiten nacheinander angehen.

Effektivitäts-Tipp 6: Berücksichtigen Sie Ihre Leistungskurve

Berücksichtigen Sie bei der Aufgabenplanung auch Ihre persönliche Leistungskurve.

• Zu welchen Tageszeiten sind Sie besonders leistungsfähig und können inspiriert auch komplexere Aufgaben angehen?
• Wann sollten Sie Routinearbeiten auf den Plan setzen – und dann guten Gewissens und konzentriert z. B. den Ablagestapel abarbeiten? Die meisten Menschen haben am Nachmittag ein Leistungstief.
• Stellen Sie – soweit möglich – auch den Rahmen Ihrer Arbeitszeit darauf ab. Wenn Sie früh am Morgen besonders leistungsfähig sind, sollten Sie lieber früher mit der Arbeit beginnen, statt abends länger zu bleiben.

Effektivitäts-Tipp 7: Versuchen Sie’s mit einem anderen Ansatz

Zeigen Sie sich flexibel, wenn Sie bei bestimmten Aufgaben einfach keinen Ansatz finden. Häufig kommen Sie leichter und besser zum Ziel, indem Sie es einfach mit einer anderen Vorgehensweise versuchen:

• Beginnen Sie am Aufgabenrand, und arbeiten Sie sich zur Mitte vor. Starten Sie bei einem einfacheren Detail aus dem Randbereich. Nutzen Sie den Schwung, und arbeiten Sie sich von dort aus allmählich ins komplexe Zentrum vor.
• Beginnen Sie im Zentrum der Aufgabe, und arbeiten Sie sich zum Rand vor. Stellen Sie fest, welches die schwierigsten, lohnendsten oder wichtigsten Bereiche einer Aufgabe sind, und setzen Sie genau dort an. Das mag nicht immer leicht sein, doch Sie sparen, sobald Sie einen Einstieg gefunden haben, auf diese Weise viel Zeit.
• Nutzen Sie Vorbilder. Halten Sie sich an erprobte Standardabläufe, um leichter in schwierige Aufgaben hineinzufinden. Als Werbetexter können Sie in einem Buch mit gelungenen Schlagzeilen blättern, um in Gang zu kommen. Wenn Sie einen Bericht schreiben müssen, können Sie frühere Exemplare durchsehen. Vage Ideen für ein größeres Projekt können Sie konkretisieren, indem Sie jemandem davon erzählen.
• Berücksichtigen Sie den Fristenfaktor. Wenn Sie unter Druck nicht die Nerven verlieren, sondern besonders effizient arbeiten, können Sie das als Methode einsetzen und die Aufgabe beiseitelegen, bis es Zeit für sie wird. Ein Gesetz des Zeitmanagements besagt, dass Sie für eine Aufgabe genauso viel Zeit brauchen, wie Sie sich dafür reserviert haben. Besorgen Sie sich aber rechtzeitig alle nötigen Unterlagen und Informationen.

Effektivitäts-Tipp 8: Überprüfen Sie, ob Sie eine Aufgabe wirklich erledigen müssen

Ein anderer Tipp, bevor Sie sich allein mit Selbstdisziplin durch eine Aufgabe mühen: Stellen Sie fest, ob Sie sie nicht delegieren oder einfach streichen können. Vielleicht fällt es Ihnen deshalb so schwer, eine Aufgabe zu erledigen …

• … weil Sie sich eigentlich gar nicht zuständig fühlen? Dann geben Sie sie an den Zuständigen weiter oder delegieren sie, und/oder sagen Sie beim nächsten Mal gleich Nein.
• … weil sie Ihnen völlig unwichtig erscheint? Prüfen Sie das, und streichen Sie sie gegebenenfalls einfach von Ihrer Liste.
• … weil Sie das Gefühl haben, auch mit viel Mühe keine guten Resultate erzielen zu können? Dann delegieren Sie die Aufgabe an einen Experten!

Effektivitäts-Tipp 9: Überprüfen Sie, ob Sie eine Aufgabe so einfach wie möglich erledigen

Auch einfachen Aufgaben droht das Aufschieben – vor allem dadurch, dass die optimalen Rahmenbedingungen für ihre Erledigung fehlen. Hier lohnt es sich auf Dauer für Sie, Zeit in die Verbesserung Ihrer Arbeitstechnik oder -mittel zu investieren!

• Arbeiten Sie grundsätzlich nur mit einwandfrei funktionierenden Arbeitsmitteln.
• Investieren Sie in Ästhetik. Wenn Sie ein Zeitplanbuch aus Leder lieber und konsequenter in die Hand nehmen als eines aus Kunststoff, lohnt sich die Anschaffung (siehe auch Tipp 10).
• Gibt es spezielle Computerprogramme, die Ihnen bei bestimmten Aufgaben helfen können? Oder reicht es schon, wenn Sie sich einmal einen Vormittag Zeit nehmen, um die Funktionen bereits vorhandener Software nutzen zu lernen?
• Können Sie bestimmte Vorgänge oder Arbeitsschritte vereinfachen oder systematisieren, etwa mithilfe selbst entworfener Formulare/Dateien?

Effektivitäts-Tipp 10: Sorgen Sie für eine anregende Arbeitsatmosphäre

Stellen Sie sich vor, Sie sind mit jedem Gegenstand, der sich in Ihrem Büro befindet, über einen unsichtbaren Energiestrang verbunden. Von Dingen, die Sie mögen und mit denen Sie erfreuliche Situationen oder Erfolge verbinden, erhalten Sie Kraft. Ungenutzte und ungeliebte Gegenstände dagegen zapfen Ihnen Energie ab und rauben Ihnen die Konzentration. Das heißt:

• Unerledigte (und aufgeschobene) Aufgaben, die sich auf Ihrem Schreibtisch stapeln, verbrauchen auf Dauer viel Energie. Arbeiten Sie sie konsequent nach und nach ab!
• Räumen Sie bei besonderer Arbeitsbelastung unbedingt als Erstes Ihren Schreibtisch und dessen Umgebung auf. Die dafür aufgebrachte Zeit werden Sie durch konzentriertes und motiviertes Arbeiten mehr als wettmachen. Betrachten Sie Ihren Schreibtisch als Abbild Ihres Kopfes: Räumen Sie mit Ihrem Schreibtisch auch Ihren Kopf frei!

Effektivitäts-Tipp 11: Arbeiten Sie nach dem Direkt-Prinzip

Viele Aufgaben werden erst dadurch unangenehm oder schwierig, dass sie nicht automatisch sofort erledigt werden. Beispiel: Die E-Mail-Anfrage, die Sie beim 1. Lesen als „nicht so wichtig“ eingestuft haben und dann irgendwann später beantworten wollten.

Jetzt „wartet“ die E-Mail schon den 3. Tag, verschafft Ihnen ein unangenehmes Gefühl, wann immer Sie in Ihren Posteingang sehen – und hat dadurch eine Bedeutung gewonnen, die ihr eigentlich nicht zukommt. Gewöhnen Sie sich deshalb am besten an …

• … wann immer möglich, E-Mails, Faxe und Briefe direkt nach ihrer Lektüre zu beantworten. Dann haben Sie nämlich die Antwort zumeist bereits im Kopf.
• … das, was Sie delegieren können, sofort zu delegieren. Damit verhindern Sie, dass Sie Aufgaben schließlich doch selbst erledigen, weil für eine Delegation keine Zeit bleibt.
• … Informationen, auf die Sie bei der Fachlektüre stoßen, sofort zu notieren bzw. die entsprechenden Artikel herauszureißen/zu kopieren und abzulegen. Wenn der Lektürestapel, halbherzig durchgesehen, erst einmal eine gewisse Höhe erreicht hat, entmutigt Sie das.

Effektivitäts-Tipp 12: Erledigen Sie Ihre Sachen gut, nicht perfekt!

Auch perfektionistische Ansprüche können zu Aufschieberitis führen. Beispiele:

• Sie schieben die Erledigung einer Aufgabe hinaus, weil Sie nicht anfangen möchten, bevor Ihnen der Lösungsweg nicht exakt vor Augen steht? Legen Sie einfach los! Versuchen Sie es eventuell mit einem anderen Ansatz, oder beginnen Sie mit dem zweiten Teil, und ergänzen Sie den ersten später.
• Oder Sie möchten eine Entscheidung nicht treffen, bevor Sie nicht alle verfügbaren Informationen beisammenhaben? In den allermeisten Fällen werden die letzten 20 Prozent an Informationen Ihre Entscheidungsgrundlage nur ergänzen und nicht mehr verändern!

Effektivitäts-Tipp 13: Zerlegen Sie komplexe Aufgaben

Sie stehen vor einer komplexen Aufgabe und wissen nicht genau, wie Sie sie bewältigen sollen?

• Zerlegen Sie die Aufgabe in überschaubare Teilaufgaben. Vorteile: Sie können besser einschätzen, wie viel Zeit Sie brauchen, Sie erhalten handhabbare kleinere Aufgaben, und das Portionieren selbst wird Ihnen bereits beim Nachdenken darüber helfen, wie Sie die Aufgabe am besten erledigen.
• Suchen Sie nach dem Bekannten im Unbekannten: Separieren Sie Teilaufgaben, die Sie selbst schon kennen oder von denen Sie wissen, dass es dafür Muster gibt.

Erfinden Sie das Rad nicht neu – das führt in den seltensten Fällen zu besseren Lösungen! Suchen Sie nach Mustern, um etwas über die vor Ihnen liegende Aufgabe zu erfahren.

Effektivitäts-Tipp 14: Üben Sie, Entscheidungen zu treffen

Wenn Sie ungern Entscheidungen treffen, führt auch das häufig zum Vertagen. Dann schieben Sie nicht eigentlich die Arbeit an der Aufgabe auf, sondern die Entscheidung darüber. Das Ergebnis bleibt dasselbe.

Zwingen Sie sich konsequent dazu, rasche Entscheidungen zu treffen. Das gilt vor allem auch für kleinere Aufgaben: ob Sie einen Artikel archivieren oder wegwerfen, ob Sie eine Aufgabe delegieren oder selbst erledigen, ob Sie einen Mitarbeiter auf ein bestimmtes Verhalten ansprechen oder nicht. Überwinden Sie bewusst Ihr Zögern!

Effektivitäts-Tipp 15: Fragen Sie genauer nach den Ursachen

Es gibt Zeiten, da nehmen wir hochmotiviert auch große Herausforderungen an, arbeiten effizient, vergessen nichts – und dann kommen plötzlich Zeiten, wo sich auch die kleinste Entscheidung wie ein riesiger Berg vor uns aufzutürmen scheint …

Wenn Sie feststellen, dass Sie über einen längeren Zeitraum hinweg Ihre Arbeit eher unmotiviert und nur mithilfe einer gehörigen Portion Selbstdisziplin bewältigen und wichtige Aufgaben systematisch liegen lassen, sollten Sie genau nach den Ursachen forschen. Denn die können in anderen Bereichen liegen:

• Gibt es Probleme mit Mitarbeitern/Kollegen/Vorgesetzten, die Ihnen die Lust an der Arbeit verderben?
• Sitzen Sie (noch) auf dem richtigen Posten? Fühlen Sie sich über- oder unterfordert? Macht Ihnen Ihr Beruf grundsätzlich Spaß? Fühlen Sie Ihre Leistung angemessen gewürdigt und bezahlt?
• Gibt es private Probleme, die Ihnen Konzentration und Energie rauben?
• Gibt es körperliche Ursachen? Wenn beispielsweise Bewegungsmangel und falsche Ernährung zu körperlicher Trägheit führen, sind Unentschlossenheit bzw. Zögerlichkeit häufig die ersten Konsequenzen im Arbeitsleben.

Stellen Sie fest, was genau die Ursache für Ihre Unlust bzw. Energielosigkeit sein könnte, und setzen Sie dort mit der Problemlösung an. Mit einer besseren Arbeitsorganisation allein können Sie das Problem zwar vielleicht eine Weile zudecken – aber irgendwann müssen Sie es doch einmal angehen.

Effektivitäts-Tipp 16: Üben Sie Selbstdisziplin

Bei manchen Aufgaben hilft allerdings eben doch nichts anderes als Selbstdisziplin. Oft genügt es in solchen Fällen bereits, wenn Sie sich diesen Umstand einfach bewusst machen: Denken Sie daran, dass jeder Mensch mit solchen Problemen zu kämpfen hat – auch die, bei denen es nicht so aussieht. Also: Augen zu und durch!