Ihre Interne E-Mail-Kommunikation: 10 Erfolgs-Regeln
Mit den folgenden 10 Grundregeln für Ihre interne E-Mail-Kommunikation sind Sie immer auf der sicheren Seite:
- Seien Sie höflich.
Eine Anrede, sei es auch nur ein schlichtes „Hallo“, sollte schon drin sein und eine abschließende Grußformel ebenfalls.
- Fassen Sie sich kurz, und seien Sie sachlich.
Formulieren Sie knapp und präzise. Eine E-Mail soll für die schnelle Informationsübermittlung sorgen.
- Tragen Sie Meinungsverschiedenheiten grundsätzlich nicht per E-Mail aus.
Wenn Sie etwas ärgert oder Sie eine Kritik anbringen möchten, sprechen Sie persönlich mit dem Betreffenden, oder rufen Sie ihn zumindest an.
- In diesem Sinne gilt auch generell:
Ärger, Zorn, Gereiztheit, Euphorie und Ungeduld können zu Äußerungen und Formulierungen führen, die den Empfänger irritieren und Ihrem Anliegen nicht nützlich sind. Schreiben Sie deshalb keine E-Mails, wenn Sie emotional aufgeladen sind, sondern warten Sie damit, bis sich Ihre Gemütslage stabilisiert hat.
- Behandeln Sie pro E-Mail nur 1 Thema –
mit einem aussagekräftigen Betreff, sodass Ihr Text leicht zugeordnet und wiedergefunden werden kann. Wollen Sie mehrere Themen abhandeln, schreiben Sie besser separate E-Mails.
- Bei einem längeren E-Mail-Wechsel führt das nur zu Endlos-E-Mails und erschwert das Ausdrucken.
Stattdessen können Sie in Ihrer Antwort die Stellen des Originaltextes zitieren, auf die Sie sich beziehen.
- Verzichten Sie auf Großbuchstaben, denn das gilt in der Welt des Internets als SCHREIEN.
Um ein Wort besonders hervorzuheben, können Sie es in *Sterne* setzen.
- Setzen Sie nicht leichtfertig Vorgesetzte und Kollegen auf „Cc“,
wenn diese nicht ausdrücklich Kenntnis von bestimmten Vorgängen haben möchten.
- Beantworten Sie E-Mails möglichst am selben Tag.
Falls Sie selbst schnell eine Antwort brauchen, vermerken Sie im Betreff: „Schnelle Antwort erforderlich!“
- Stellen Sie sicher, dass die Kommunikation fließt.
Bitten Sie die Empfänger wichtiger E-Mails, den Erhalt zu bestätigen („Bitte kurz bestätigen“). Fordern Sie benötigte Antworten auf Ihre E-Mails aktiv ein: „Bitte Antwort/Feedback bis zum …“
Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Anwenden und Umsetzen.
