Schriftliches einfacher erledigen – so geht’s!

Anbei 10 Tipps, damit Sie schriftliches einfacher erledigen:

1. Was nicht unerlässlich ist, ist unnötig. Sagen Sie deshalb „Halt!“, ehe Sie etwas schreiben oder diktieren, und fragen Sie sich: „Geht es wirklich nicht auf einem einfacheren, schnelleren Weg?“

2. Weniger Schreibzeit für Sie bedeutet für den Empfänger: weniger Papier, weniger Lesezeit, mehr Übersicht. Werden Sie ein „Meister der Kürze“! Gewöhnen Sie sich an, den Umfang einer Seite nicht zu überschreiten – für einen Bericht, eine E-Mail, einen Brief, ein Fax. Und für eine Aktennotiz sollte ein einziger Absatz ausreichen.

3. Ihre Schreibaufgabe ist nicht dringlich? Dann lassen Sie sie einfach liegen, und tun Sie Wichtigeres. Später können Sie dieses Schreiben mit ähnlichen Aufgaben dieser Art Zeit sparend zusammen erledigen.

4. Vermeiden Sie Berichte in starrer Zeitfolge (täglich, wöchentlich, monatlich). Nur neue und wichtige Tatsachen rechtfertigen Ihren Arbeitseinsatz. Und wenn Sie vorhandene Vorgaben schon nicht abschaffen können, weil alles seine Ordnung haben muss: Versuchen Sie, die Intervalle in Zukunft dauerhaft zu vergrößern.

5. Schreiben Sie immer empfängerorientiert – also mit Blick auf das Vorwissen, die Wünsche, die Situation, die Erwartungen und das Stilgefühl des Empfängers. Auf diese Weise schreiben Sie nicht nur die besseren Texte (im Dienste der Sache), es wird Ihnen auch beim Formulieren helfen.

6. Verwenden Sie Checklisten und vorformulierte Vorlagen für Ihre gesamte Korrespondenz: Das spart Ihnen Zeit, weil die betreffenden Informationen und Fragen schon schriftlich vorliegen. Sie vermeiden dadurch auch, dass Sie wichtige Details vergessen.

7. Schreiben Sie zügig. Zwingen Sie sich dazu, Ihre Ideen auf den ersten Wurf hinzuschreiben – ohne Korrekturen und Ergänzungen.

8. Schreiben Sie Ihre Antwort auf Originalbrief oder -fax, und mailen oder faxen Sie diese (gescannte) Seite zurück, anstatt ein umständliches Bezugs-Schreiben aufzusetzen. Sie sparen damit Zeit, Papier und Ablageressourcen. Bei der Einschätzung, ob ein Absender eine schnelle informelle Antwort „verträgt“, hilft Ihnen Ihre Menschenkenntnis.

9. Schreiben Sie Handschriftliches leserlich. Die „Zeiteinsparung“, die Sie durch schnelles Schreiben haben, könnten Sie durch Rückfragen mehrfach wieder verlieren.

10. Für Protokolle und Aktennotizen genügen Ergebnisse. Verzichten Sie auf alle Details, in denen sich keine Ergebnisse spiegeln.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Anwenden und Umsetzen.