Formulare selbst gemacht

Arbeitserleichterung durch selbst gemachte Formulare – Schritt-für-Schritt-Anleitung

Mit maßgeschneiderten Formularen können Sie sich und Ihren Mitarbeitern die tägliche Arbeit in vielen Fällen entscheidend erleichtern. Dabei sparen Sie Zeit, vermeiden Fehler, gewinnen Übersicht und entlasten Ihr Gedächtnis.

Mit etwas Übung ist es gar nicht schwer, übersichtliche und praxistaugliche Formulare selbst zu entwerfen. Mit der folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung kommen Sie garantiert zum Ziel.

1. Schreiben Sie in Stichworten auf, welche Vorgänge Sie mithilfe eines Formulars verwalten möchten. Beziehen Sie in die Schritte 1 bis 3 Mitarbeiter ein, die an diesen Vorgängen beteiligt sind.

2. Strukturieren Sie Ihre Notizen, beispielsweise nach Sachgebieten oder logischer Reihenfolge.

3. Prüfen Sie die Stichworte auf Vollständigkeit und Notwendigkeit: Ist alles drin, was reinmuss? Was ist eventuell nicht wirklich erforderlich?

4. Skizzieren Sie auf einem Blatt Papier eine optische Struktur. Wie viele Ordnungsmerkmale (Spalten, Reihen, Kästen, Linien) benötigen Sie, um die Inhalte übersichtlich darzustellen? Falls Sie bereits ein ähnliches Formular besitzen, können Sie sich auch an dessen Optik orientieren.

5. Grenzen Sie zusammengehörige Bereiche durch dünne Linien oder Kästen optisch voneinander ab.

6. Schreiben Sie die Textangaben in Ihre Skizze. Achten Sie darauf, dass alle schriftlichen Formulierungen so eindeutig und selbsterklärend wie möglich sind und beim Ausfüllen nicht missverstanden werden können.

Hinweis: Oft ist es so, dass Sie mehrere Anläufe benötigen, bevor Sie mit der Struktur zufrieden sind und alles zueinander passt. Lassen Sie sich nicht entmutigen.

7. Lassen Sie Ihren Entwurf von denjenigen Mitarbeitern kritisch prüfen und eventuell ergänzen, die später mit dem Formular arbeiten werden.

8. Gestalten Sie das Formular am PC. Achten Sie darauf, keine Schriftarten und Schriftgrößen zu mischen, sondern verwenden Sie nur eine einzige Schrift und am besten nur eine einzige Schriftgröße. Gehen Sie sparsam und gezielt mit Attributen wie „Fett“ und besonders mit „Kursiv“ oder „Unterstrichen“ um. Weniger ist mehr.

9. Machen Sie einige Probeläufe, bevor Sie das Formular in größeren Mengen ausdrucken oder kopieren. Stellen Sie zunächst nur so viele Exemplare her, wie für einige Praxisdurchläufe benötigt. Werten Sie diese Erfahrungen für die endgültige Version aus. Wenn es ein Formular ist, das später von Kunden ausgefüllt werden soll, geben Sie es zusätzlich einer Person aus ihrem privaten Umfeld zum Testen.

10. Nachdem Punkt 9 abgeschlossen ist, drucken und/oder kopieren Sie Ihr neues Formular selbst oder überlassen dies (bei größerer Auflage) einem Copyshop oder einer Druckerei.

Zusatz-Tipp: Farbiges Papier kann Aufmerksamkeit und Unterscheidungsfähigkeit verbessern. Wählen Sie für Ihre wichtigsten Formulare unterschiedliche Farben – jedoch in hellen und blassen Farben, damit die Lesbarkeit nicht beeinträchtigt wird. Falls ausgefüllte Vordrucke gelegentlich nochmals kopiert werden müssen, dann testen Sie vor der Farbwahl, ob die Kopie einen sauberen weißen Hintergrund erzeugt.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Nachdenken und Umsetzen Ihrer Maßnahmen.