Zeit- und Selbstmanagement

Wie organisiere ich mich optimal? – 7 Antworten auf die häufigsten Fragen zum Thema Zeitmanagement und Selbstorganisation

„Zeit- und Selbstmanagement?“ Ja, gut und schön – aber welches sind eigentlich die wesentlichen Punkte dabei? Auf welcher Basis fange ich an, um bei diesem Thema auf sicheren Füßen zu stehen? Und warum funktioniert das bei mir nicht?“

So oder ähnlich lauten viele Fragen, wenn das Thema ins Gespräch kommt. Heute erhalten Sie Antworten und Ratschläge zu den sieben häufigsten Fragen.

1. Wozu brauche ich Selbstorganisation und persönliches Zeitmanagement überhaupt?

Organisierte Menschen sparen Zeit und Geld, reduzieren Stress und Frustration. Und sie sorgen vor: Denn die Menge, der zur Verfügung stehenden und zu verarbeitenden Informationen wird weiterhin stetig und schnell wachsen – ebenso die Anforderungen.

So werden Sie aktiv: Nutzen Sie in allen Bereichen Ihrer Arbeit Selbstmanagement-Prinzipien und Organisations-Techniken, die Ihnen dabei helfen, Ihre Aufgaben zu planen, Wesentliches von Unwesentlichem zu trennen und – jeweils innerhalb eines sinnvollen Zeitrahmens – die optimalen Ergebnisse zu erzielen.

2. Wie organisiere ich mich am besten?

Organisationsexperten sind sich einig: Es gibt kein bestes System und keinen richtigen oder falschen Weg, um sich zu organisieren. Falsch ist nur, sich mit einem erreichten Standard zufriedenzugeben oder sich überhaupt nicht damit zu befassen.

Abhängig von Persönlichkeit und Arbeitsinhalten muss jeder für sich herausfinden, was für ihn wann und wofür gerade das Beste ist. Und dass dieser Weg auch mal in eine Sackgasse führen kann, sollte Sie nicht zu der Schlussfolgerung bringen, dass Organisation bei Ihnen nicht funktioniert.

So werden Sie aktiv: Bestimmen Sie die Bereiche, die Sie verbessern wollen, wie Ablage, generelle Ordnung halten, Kontrolle, Zeitmanagement, EDV, Kommunikation sowie das Jonglieren mit Projekten und Prioritäten. Beginnen Sie dann dort, wo Sie die höchsten Zeit- und Energieverluste bzw. den größten Aufholbedarf sehen.

3. Wie lange dauert es, bis ich gut organisiert bin?

Organisation ist ein kontinuierlicher Prozess, kein Zustand, der innerhalb einer bestimmten Zeit endgültig erreicht wird. Fragen Sie deshalb nie „Wann bin ich ein für alle Mal organisiert?“, sondern immer: „Wie bleibe ich im ständigen Wandel der Anforderungen am besten organisiert?“

So werden Sie aktiv: Viele Selbstmanagement-Strategien und Organisationshilfsmittel können Sie relativ schnell in Ihren Arbeitsalltag übernehmen. Übersehen Sie dabei jedoch nicht die eigentliche Herausforderung, konsequent am Ball zu bleiben und nicht nach und nach dem alten Schlendrian zu verfallen. Jede Änderung, jedes System will erprobt und gelernt sein, bevor es zur hilfreichen Routine wird. Und jedes System kann untauglich werden, wenn man es nicht an die sich laufend verändernden Ansprüche der Arbeit anpasst.

4. Wie bekomme ich mit Zeitmanagement meine Zeit in den Griff?

Zeitmanagement ist eigentlich ein irreführender Begriff, denn niemand kann die Zeit managen. Die Zeit vergeht unablässig. Sie lässt sich weder anhalten noch verlängern und ist am Ende des Tages definitiv verbraucht.

In der Bilanz steht also nicht die ersparte Zeit, sondern die Summe der erreichten Ziele. Deshalb müsste man eher von einem Nutzen-, Prioritäten- oder Zeit-/Zielmanagement sprechen.

Sie können „nur“ sich selbst managen, indem Sie bestimmen, was Sie innerhalb einer bestimmten Zeit erreichen wollen und was Sie darum tun bzw. lassen werden.

So werden Sie aktiv: Ziel des Zeitmanagements ist es nicht, mehr von allem zu erledigen, sondern mehr Wichtiges. Zeitmanagement ist nur dann effektiv, wenn Prioritäten gesetzt werden und diese stets konsequent im Vordergrund bleiben. Das Beste, was Sie tun können, ist es, die Entscheidung über die Prioritäten in Ihrem Leben in der Hand zu haben. Stellen Sie klare persönliche und berufliche Ziele auf, und richten Sie Ihre Aktivitäten und Prioritäten daran aus. Behalten Sie immer im Blick, ob und wie Sie Ihre Zeit für diese Ziele und Prioritäten einsetzen.

5. Wichtig oder dringlich? Wo ist da eigentlich der Unterschied, und wie kann ich das für mich nutzen?

Die sogenannte „Wichtig-dringlich-Regel“ wird dem amerikanischen Präsidenten Eisenhower zugeschrieben. Sie ist heute eine tragende Säule für den effizienten Umgang mit Zeit und Aufgaben, da sie hilft, im Strom der Anforderungen einen klaren Kopf zu behalten und Prioritäten zu benennen. Sie besagt: Wichtig ist jede Tätigkeit, die Sie Ihren übergeordneten privaten und beruflichen Zielen näherbringt. Dringend ist eine Tätigkeit, die aus besonderen Gründen keinen Aufschub duldet. Wie Sie im Einzelfall genau vorgehen können, ergibt sich bei näherer Betrachtung des Eisenhower-Prinzips:

•  A Aufgaben, die dringlich und wichtig sind: sofort selbst erledigen.

•  B Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind: mit Termin aufschieben, wenn Sie mit Tätigkeiten von Punkt 1 ausgelastet sind.

•  C Aufgaben, die dringend, aber weniger wichtig sind: am besten delegieren. Oder selbst erledigen – aber erst dann, wenn Sie die zugleich dringenden und wichtigen Aufgaben (Punkt 1) erledigt haben.

•  D Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind: am besten gar nicht tun.

6. Ist es nicht am besten, wenn ich mich so lange mit einer einzigen Aufgabe beschäftige, bis sie erledigt ist?

Das trifft in der Regel nur dann zu, wenn eine Aufgabe nicht länger als zwei Stunden dauert. Oder wenn es sich um eine große Aufgabe handelt, bei der Sie den Rücken völlig frei haben und sich um nichts anderes kümmern müssen. Ansonsten entsteht unweigerlich die Gefahr, dass Sie sich in Details verlieren und aktuell Wichtigeres liegen bleibt. Das ist eine häufige Ursache für Zeitnot, Hektik und Überstunden.

So werden Sie aktiv: Mehrere Sprints zu Teilzielen sind meistens effektiver, als eine einzige Marathonstrecke zu laufen. Wenn Sie täglich mehrere Prioritäten zu beachten haben, sollten Sie größere Aufgaben unbedingt in Teilaufgaben zerlegen.

7. Warum funktionieren die Methoden des Zeitmanagements bei mir nicht oder nur schlecht?

Selten ist das Arbeitsumfeld dafür voll verantwortlich. Natürlich kann ein besonders chaotischer Chef jedes Bemühen der Mitarbeiter um konzentriertes Handeln zunichtemachen. In den meisten Fällen liegen jedoch persönliche Ursachen vor, wenn es mit dem Aufgabenmanagement nicht funktioniert: Häufige Ursachen sind z. B. fehlende Abgrenzung gegenüber anderen und sich selbst, mangelnde Disziplin sowie Streben nach Perfektionismus.

So werden Sie aktiv: Lernen Sie, nein zu sagen und die Regie für sich zu übernehmen, ehe es andere tun. Ergründen Sie, warum es Ihnen schwerfällt, nein zu sagen, Grenzen zu setzen und Ihren Zeitplan gegen sich selbst und andere zu verteidigen.

Prüfen Sie, ob Sie überhöhte Ansprüche an sich selbst und an andere stellen.

Und überlegen Sie, ob Sie Hektik und ungeplantes Handeln nicht unbewusst einsetzen, um der Frage nach der Sinnhaftigkeit des eigenen Tuns auszuweichen.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Nachdenken und Umsetzen Ihrer Maßnahmen.