Optimierung für Geschäftsbriefe

16 Tipps für effektive Geschäftsbriefe: Verständlichkeit, Sympathie & Vermeidung von Floskeln

Erfolg, Verständnis und Resonanz Ihrer geschäftlichen Korrespondenz hängen nicht allein von Inhalten und Argumenten ab. Ebenso wichtig ist, dass Ihre Inhalte beim Empfänger verständlich und sympathisch ankommen. Dazu gehört auch ein von überkommenen Floskeln entstaubter Sprachgebrauch.

Anhand der folgenden 16 Empfehlungen können Sie mit dem Optimieren Ihrer Schreiben für jeden Einsatzzweck sofort beginnen.

1. Verzichten Sie auf Abkürzungen wie usw., etc., m. E., MfG. Handelt es sich um einen häufig wiederkehrenden Fachbegriff, dann setzen Sie die Abkürzung nach der ersten ausgeschriebenen Version in Klammern dahinter: Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB). Anschließend verwenden Sie nur das Kürzel.

2. Geizen Sie mit Fremdwörtern, und verwenden Sie deutsche Begriffe, wann immer es möglich ist. Beispiele: „ursächlich“ statt „kausal“; „deutlich“ statt „explizit“.

3. Streichen Sie nichtssagende Füllwörter. Schlecht: „Eigentlich kann ich Ihr Argument nicht so recht nachvollziehen.“ Besser: „Ihr Argument habe ich nicht verstanden.“

4. Schreiben Sie positiv. Statt „Es ist sicher nicht nachteilig …“ besser: „Es ist vorteilhaft …“

5. Zerlegen Sie Schachtelsätze. Falsch: „Wir möchten Ihnen diesen neuartigen Kopierer, über den wir Sie bereits telefonisch informiert haben, gern noch einmal näher und in aller Ruhe vorstellen und würden uns freuen, wenn Sie zu einem gemeinsamen Termin in Ihrem Hause – selbstverständlich nach Ihren Wünschen – Zeit hätten.“ Besser: „Den neuartigen Kopierer XY durfte ich Ihnen am Telefon bereits vorstellen. Gern überzeugen wir Sie bei einem persönlichen Test von allen Vorteilen des Geräts. Wann dürfen wir Sie unverbindlich besuchen und beraten? Rufen Sie mich einfach an und vereinbaren Sie Ihren Wunschtermin.“

6. Verstecken Sie sich und Ihre Meinungen bzw. Absichten nicht hinter Konjunktiven. Zeigen Sie sich und sagen Sie geradeheraus und klar: „Ich schlage vor“, „Ich biete an“, „Ich werde tun“.

7. Bevorzugen Sie Aktiv statt Passiv. Falsch: „… wurde von uns an Sie gesendet.“ Richtig: „… haben wir Ihnen gesendet.“

8. Setzen Sie Ausrufezeichen grundsätzlich sparsam ein. Ausrufezeichen verstärken positive oder negative Äußerungen. Das kann als aggressiv verstanden werden. Bleiben Sie im Zweifelsfall beim einfachen Punkt.

9. Beseitigen Sie manuell unschöne oder falsche Silbentrennungen.

10. Vermeiden Sie ausgefallene Schriften. Nicht in Ihren Geschäftsbrief gehören Schreibschriften, durchgängige Groß- oder Kursivschreibung, Schriftartenwechsel, Unterstreichungen sowie Schriftgrößen unter 10 und über 12 Punkt. Ausnahmen: Fettschrift und Unterstreichungen dürfen Sie in Werbebriefen als Gestaltungselemente gezielt einsetzen.

11.   Formulieren Sie nicht zu passiv, wenn Sie etwas möchten. Statt „Dürfen wir bis Ende des Monats mit Ihrer Antwort rechnen?“ schreiben Sie besser „Bitte geben Sie uns bis Ende des Monats Bescheid“.

12.     Ihr Brief muss rundum fehlerfrei sein (Inhalt und Anschrift).

13. Ersetzen Sie veraltet und umständlich klingende Formulierungen. Beispiele: „zunächst“ statt „einstweilen“, „anrufen“ statt „telefonisch kontaktieren“, „Kopie“ statt „Durchschrift“, „informieren“ statt „in Kenntnis setzen“, „schon bald“ statt „in Kürze“.

14.    Eliminieren Sie überflüssige, aufblähende Wiederholungen: „Wie gestern während unseres Telefonats mündlich erwähnt …“

15.  Beginnen Sie nicht mehrere Sätze hintereinander mit demselben Wort.

16.  Überarbeiten Sie Ihre Standardbriefe und Textbausteine. Machen Sie daraus eine Aufgabe mit klarer Vorgabe: Bis zum xx.xx.2022 sind alle Standard-Anschreiben und -Antworten so bearbeitet, dass unsere Kunden persönlicher, freundlicher und verständlicher angesprochen werden.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Nachdenken und Umsetzen Ihrer Maßnahmen.