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Wie wir am besten arbeiten – der Workflow

von | 6. Mai 2020 | Führungskräftetraining

 

Hallo aus Burgdorf,

konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe, gelingt es Ihnen, dank Tunnelblick alles um Sie herum auszublenden. Die Prozesse werden klarer. Sie vertiefen

sich in Ihre Tätigkeit und gehen in Ihrem Arbeitsrhythmus, den sogenannten Workflow auf.

In dieser Phase erledigen Sie Ihre Aufgaben häufig nicht nur schnell, sondern auch besonders gut. Die Aktivitäten mit System und Prozess abzuarbeiten macht den Workflow besonders effektiv.

Doch es bedarf nur einer kleinen Störung – einer Frage eines Kollegen, eines Anrufs, einer E-Mail, vielleicht auch nur eines lauten Geräuschs von draußen –, schon sind Schwung und Konzentration dahin. Die Arbeitsschritte, Arbeitsprozesse oder die Geschäftsprozesse wird enorm gestört. Der durchschnittliche Büroarbeiter lässt sich alle drei bis zehn Minuten ablenken bzw. wird abgelenkt.

Hilfreich ist ein Workflow Management System. Viele große Unternehmen nutzen diese Technik für Ihre Mitarbeiter. Hier werden Informationen und Prozesse in Arbeitsabläufe integriert.

Denn sind Sie erst mal abgelenkt, wirkt der Sägeblatt-Effekt: Sie brauchen einige Zeit, um wieder in Ihren Workflow zurückzufinden – um die Säge wieder richtig auszurichten und Ihre Arbeit konzentriert fortzusetzen. Je nach Komplexität der Tätigkeit kann es bis zu 23 Minuten dauern, bis Sie im Arbeitsablauf Rhythmus zurück sind. Das fand die amerikanische Professorin Gloria Mark an der University of California in Irvine heraus. Unter Umständen kommt so ein durchgängiger Arbeitsfluss gar nicht erst zustande.

Unterbrechungen sind natürlich nie ganz zu vermeiden, sie lassen sich jedoch bis zu einem gewissen Grad kontrollieren. Weshalb Unternehmen immer bemüht sind, die Workflows und den Ablauf der Prozesse Ihrer Mitarbeiter zu optimieren.

 

MIT DIESEN 5 STRATEGIEN SICHERN SIE SICH KONZENTRIERTE ARBEITSEINHEITEN:

 

Stimmen Sie Ihren Arbeitstag optimal auf Ihr persönliches

Arbeitsprofil ab und verbessern Sie somit Ihren Workflow:

Stellen Sie fest, ob Sie in kurzen oder in langen Arbeitseinheiten effektiver sind.
Berücksichtigen Sie bei Ihrer Planung Ihre Leistungskurve:

Erledigen Sie komplexe Aufgaben in Zeiten, in denen Sie besonders fit und konzentriert sind.

 

Kontrollieren Sie gezielt Ihre eigenen Unterbrechungsimpulse:

 

–   Richten Sie Ihr Workflow Management ein, in denen Sie Ihre E-Mails abrufen – und dann auch gleich bearbeiten.

–   Seien Sie besonders wachsam bei Aufgaben, die Sie unter- oder überfordern.

–   Generell: Machen Sie regelmäßig Pausen. Sie ersparen sich den vorangehenden Frust, „irgendwie nicht richtig weiterzukommen“.

 

Verschaffen Sie sich „Focus-time“ durch einen Orts- bzw. Zeitwechsel – oder durch Kopfhörer:

 

–   Arbeiten Sie an ungewöhnlichen Orten.

–   Arbeiten Sie zu ungewöhnlichen Zeiten.

–   Schotten Sie sich mithilfe von Kopfhörern ab.

 

Reduzieren Sie Zeitverluste durch Ganggespräche und unerbetene Besucher:

 

–   Vermeiden Sie ergebnislose Spontangespräche. Halten Sie sich an die Regel: „Keine Besprechung ohne Termin sowie ohne Vor- und Nachbereitung“.

–   Nutzen Sie Symbole wie die offene/geschlossene Tür, um Gespräche zuzulassen/abzublocken.

–   Stehen Sie auf, wenn jemand hereinkommt, um etwas mit Ihnen zu besprechen, und bleiben Sie stehen.

–   Vermeiden Sie möglichst Meetings in Ihrem Büro.

 

Sorgen Sie selbst für ausreichend Gesprächsmöglichkeiten:

 

–   Beantworten Sie Anfragen von Kollegen und Mitarbeitern verlässlich und schnell.

–   Lassen Sie sich bei Ihren Kollegen und Mitarbeitern regelmäßig sehen.

–   Veranstalten Sie regelmäßige Arbeitstreffen, und führen Sie regelmäßige Zweiergespräche.

Andreas Berwing

Andreas Berwing

Unternehmer, Trainer/Coach, Keynote-Speaker bei

Businesstraining-Hannover

Über 30 Jahre Erfahrung in unterschiedlichen Industriebereichen gesammelt: Konsumerindustrie, Unterhaltungselektronik, Automobilzulieferindustrie, Reifenindustrie davon mehr als 16 Jahre als Führungskraft

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