Besprechung vorbereiten

Wann Sie aus spontanen Gesprächen besser Besprechungen machen?

Ein Meeting hilft zwischen Mitarbeitern Fragen zu beantworten und konkrete Ergebnisse an die Tagesordnung zu bringen

Die Teilnehmer einer Besprechung sollten Checklisten in der Agenda nutzen, denn nur konstruktive Gespräche führen zu Zielen.

Es gibt dies informelle Zweiergespräche, die sehr kreativ sein können, bisweilen sind sie jedoch große Zeit- und Ideenverschwender.

Informelle Flurgespräche

Flurgespräche führen zwar unwahrscheinlich zu einem Erfolg. Trotzdem kann es als eine Vorbereitung dienen. In so einem Gespräch kann rausgefiltert werden, welche Fragen die Mitarbeiter und mögliche Teilnehmer in der späteren Besprechung haben. Doch hier muss im Nachhinein ein Flurgespräch in ein Meeting umgewandelt werden, bei dem Fragen beantwortet werden und Ergebnisse dann an der Tagesordnung stehen.

Zeit- und Ideenverschwender sind immer dann,

• wenn Themen nur an- und nicht zu Ende gedacht werden,
• wenn Ideen geniert, aber nicht hinterfragt werden,
• wenn nichts schriftlich festgehalten wird und
• wenn am Ende keiner die Verantwortung für die Weiterverfolgung des Besprochenen übernimmt.

Wenn es sich also um ein wichtiges Thema handelt, lassen Sie sich nicht von einem „Können wir eben kurz über… sprechen“ ins Gespräch ziehen. Machen Sie besser ein Meeting daraus – mit Termin und entsprechender Vor- und Nachbereitung.

Was Sie vorher festlegen sollten:

Klären Sie dann im Vorfeld wie bei jeder „größeren“ Besprechung auch folgende fünf Punkte:

1. Was ist der Anlass des Gesprächs?
2. Wie lange soll es dauern?
3. Was ist das Ziel?
4. Welches Resultat soll nach dem Gespräch vorliegen?
5. Welche Unterlagen werden Dafür benötigt?
6. Was gibt es (von beiden Seiten) vorzubereiten.

 Ich hoffe, dass Ihnen die Tipps helfen.