Energien der Mitarbeiter für ein Projekt bündeln: Das Kickoff-Meeting

Dynamik in den Start bringen: Was ein Kickoff-Meeting leisten kann

Die Aufgaben eines Kickoff-Meetings

Der Start stellt die Weichen für den Ablauf des Projekts. Er prägt daher stark den gesamten Verlauf und damit auch den Erfolg oder Misserfolg des Projekts. Das heißt: Es lohnt sich, wenn Sie sich als Projektverantwortlicher die Zeit nehmen und zusammen mit den Beteiligten das Projekt in einen für alle sichtbaren Rahmen betten. Dafür ist ein Kickoff-Meeting ideal. Was solch eine „Auftakt-Sitzung“ leistet: Sie hilft dabei,

• den Erstkontakt, das Zusammenfinden und das Vernetzen aller Projektbeteiligten zu ermöglichen,
• Verständnis zu wecken für die Aufgaben und den Nutzen des Projekts,
• Klarheit zu schaffen über die Ziele und die erwarteten Resultate,
• Strategien und Maßnahmen vorzustellen und/oder zu entwickeln,
• den Austausch von Ideen und Wissen zu fördern,
• Energien zu bündeln, die Beteiligten zu motivieren und ganz generell
• Dynamik in den Start zu bringen.

Kommunikative Aufgaben: Die Beteiligten werden informiert über

• das konkrete Vorgehen,
• den zu erwartenden Arbeitsumfang,
• die benötigten Ressourcen,
• Zeitpläne und Meilensteine sowie
• die Aufgaben und Rollen der einzelnen Teammitglieder.

So organisieren Sie ein Kickoff-Meeting 

Was Sie vor dem Startschuss klären sollten

Bevor der Kickoff stattfindet, müssen 3 Voraussetzungen erfüllt sein:

1.Das Projekt ist genehmigt.

2.Die Projektbeteiligten sind ausgewählt.

3.Es wurde ein Masterplan erstellt, das heißt: Die grobe Finanz-, Zeit- und Ressourcenplanung ist abgeschlossen.

So wählen Sie die Teilnehmer aus

• Die Anzahl der Teilnehmer sollte 15 Personen möglichst nicht übersteigen.
• Es muss das gesamte Kernteam dabei sein inklusive derjenigen Mitglieder, die erst zu einem späteren Zeitpunkt im Projekt aktiv werden.
• Darüber hinaus sind oftmals externe Kooperations- und Vernetzungspartner sowie der externe Auftraggeber vertreten.
• Gut ist auch die Anwesenheit eines Mitglieds der eigenen Geschäftsführung (sofern die Führung nicht ohnehin im Team sitzt oder es leitet) – das unterstreicht die Bedeutung des Projekts.

Der optimale Rahmen

Der zeitliche Umfang hängt von der Art und dem Umfang des Projekts ab und kann von ein paar Stunden bis zu 1 bis 3 Tagen reichen. Wichtig: Wählen Sie für das Kickoff-Meeting unbedingt einen Zeitpunkt, an dem auch wirklich alle gewünschten Teilnehmer anwesend sein können.

Ein angenehmer Ort gibt dem Meeting einen besonderen Rahmen und sorgt für eine positive Grundstimmung. Wenn es sich also zeitlich und finanziell machen lässt, sollten Sie nicht im hauseigenen Konferenzraum zusammenkommen.

Energien freisetzen durch eine Retraite

Überlegen Sie auch, ob zum Projektstart eine sogenannte Retraite („Rückzug“) infrage kommt, die 1 oder 2 Tage dauern kann und besonders motivierend wirkt. Solch ein Rückzug in ein Hotel in schöner Umgebung dient auch hervorragend als Startschuss zur Planung, Ideenfindung und Beziehungspflege für ein neues Geschäftsjahr/-halbjahr.

3 Umsetzungs-Tipps 

1. Wichtig: Ausreichend Zeit

Das Kickoff-Meeting hat die Aufgabe, alle Unklarheiten zu beseitigen: Es soll Wege frei machen – um beispielsweise zu verhindern, dass später im laufenden Projekt Kämpfe darüber ausgetragen werden, wie in bestimmten Fällen zu verfahren ist.

Wichtig ist daher, dass alle Beteiligten im Rahmen des Meetings ausreichend Zeit und Raum haben, um Fragen und Einwände vorzubringen sowie diese gemeinsam und ergebnisorientiert zu lösen.

2. Wichtig: Realismus

Übertrieben zur Schau gestellter Optimismus und Schönfärberei sind beim Kickoff ebenso gefährlich wie zauderndes Leisetreten. Beides kann die Glaubwürdigkeit eines Projekts oder einzelner Teilnehmer und die Motivation, daran mitzuwirken, empfindlich beschädigen.

• Achten Sie also darauf, dass keine übertriebenen Stimmungen, feindseligen Reaktionen und ablehnenden Haltungen aufkommen
• Klären und schlichten, bremsen und ermuntern Sie, wann immer Sie den Eindruck haben, dass Schieflagen aufzukommen drohen.

3. Vermitteln Sie eine Vision

Von dem Projekt sollte es in den Köpfen der Beteiligten schon von Anfang an ein möglichst konkretes Abbild geben. Zielen Sie also darauf ab, in dem Kickoff-Meeting Ihrem Team eine konkrete und fassbare Vision des Projekts zu geben, in der die Projektspezifikation, seine Randbedingungen und insbesondere die Ziele klar erkennbar sind und die so das Team bei einer ebenso kreativen wie enthusiastischen Mitarbeit unterstützt. Wer immer ein Bild des Projekts vor Augen hat, kann seine Aufgaben an den Projektzielen ausrichten: Das motiviert, schafft Eigeninitiative und reduziert die Gefahr von Fehlern.

Checkliste: Die wichtigsten Inhalte eines Kickoff-Meetings

• Stellen Sie Auftraggeber, Inhalte und Ziele des Projekts vor, und erläutern Sie den Zusammenhang mit der Firmenstrategie.
• Stellen Sie die einzelne Teammitglieder und deren Aufgaben sowie Verantwortungs- und Kompetenzbereiche vor.
• Stellen Sie eine Namensliste mit den Kontaktdaten aller Mitarbeiter bereit.
• Klären Sie ggfs. die Prioritäten gegenüber anderen Projekten und Aufgaben.
• Heben Sie die Verantwortung hervor, die jeder Einzelne für den Gesamterfolg trägt.
• Stellen Sie den Masterplan vor. Er informiert über alle für das Projekt wesentlichen Aufgaben sowie über die Zeitplanung und die Zwischenziele (Meilensteine).
• Legen Sie ein Terminraster für regelmäßige Projektbesprechungen (Jour fixe) fest.
• Vereinbaren Sie Spielregeln für die Zusammenarbeit.
• Weisen Sie die Arbeitspakete zu. Klären Sie die (Personal-)Ressourcen pro Arbeitspaket.
• Stellen Sie den Businessplan vor: Welcher Gewinn soll aus dem dafür angesetzten Etat erzielt werden?
• Informieren Sie über alle zielgefährdenden Risiken, die auf das Projektteam zukommen könnten, und suchen Sie gemeinsam nach Mitteln, sie zu minimieren.