Das Geheimnis der „mentalen Zeit“
Wenn Sie Ihren mentalen Rahmen verändern, arbeiten Sie deutlich effizienter.
Vielleicht kennen Sie das bekannteste von „Parkinsons Gesetzen“, das lautet folgendermaßen: „Arbeit lässt sich wie Gummi dehnen, um die Zeit auszufüllen, die für sie zur Verfügung steht.“
C. Northcote Parkinson erzählt dazu die Geschichte von der alten Gräfin, die einen Brief schreibt: Beispiel: Der gut gefüllte Arbeitstag der Gräfin.
Den Vormittag verbringt die alte Gräfin damit, Papier zu kaufen, eine Rohfassung zu entwerfen und diese zu korrigieren. Nach einem leichten Lunch ändert sie noch einmal die Rohfassung. Als sie den Brief schließlich ins Reine schreibt, stellt sie fest, dass sie sich beeilen muss – das Postamt schließt um 17 Uhr. Eine Minute vor 17 Uhr steht sie vor dem Schalter und gibt den Brief auf. Erschöpft, aber befriedigt kehrt sie dann nach Hause zurück. Sie hat ihr heutiges Pensum geschafft.
Ihr mentaler Rahmen steuert Ihre Zeitvorgaben
Die interessante Frage ist damit: Wie schätzen Sie bei anstehenden Aufgaben den Zeitaufwand ein? Wahrscheinlich geschieht das zumeist auf der Basis bisheriger Erfahrungen. Sie denken beispielsweise, dass Sie drei Stunden für den Quartalsbericht brauchen, weil Sie diese Art von Bericht schon immer in drei Stunden erledigt haben.
Hier geht es um die Macht der Gewohnheit
oder, präziser gesagt, um Ihren „mentalen Rahmen“, der für diese Festlegung sorgt. Dass die Festlegung zumeist unbewusst geschieht, gibt ihr noch mehr Gewicht. Jedoch: Wer sagt, dass Sie tatsächlich drei Stunden brauchen, um den Bericht zu schreiben?
Verändern Sie Ihren mentalen Rahmen: Die 50-Prozent-Übung
Machen Sie doch einmal die folgende Übung – sie dient Ihnen dazu, Ihren mentalen Rahmen ganz unkompliziert flexibler zu machen.
Fragen Sie sich:
„Was würde geschehen, wenn ich nur noch die Hälfte meiner jetzigen Arbeitszeit zur Verfügung hätte?“
Mögliche Maßnahmen:
– Bewerten Sie die Wichtigkeit jeder Einzelaufgabe neu,
und zwar nachfolgendem Prinzip: „Alles, was nicht unerlässlich ist, ist unnötig.“ Zögern Sie nicht, alles Unnötige zu streichen. Ihnen wird an dieser Stelle auch bewusstwerden, dass einige nebensächliche (und damit genau genommen unnötige) Arbeiten ausgesprochene Zeitfresser sind.
– Berechnen Sie für jede Aufgabe neu, wie viel Zeit Sie tatsächlich dafür benötigen.
Überwinden Sie dabei die Automatismen Ihres mentalen Rahmens, und nutzen Sie die Erfahrungen aus Zeitdruck-Situationen.
– Seien Sie kreativ und offen.
Wie können Sie Aufgaben anders angehen?
Wie machen es Kollegen, die anders „ticken“ als Sie?
Wie machen es deutlich jüngere/ältere Kollegen?
– Sparen Sie durch einmalige Zeitinvestitionen in Zukunft regelmäßig Zeit ein, beispielsweise,
indem Sie Vorlagen erstellen für wiederkehrende Aufgaben,
oder einen Mitarbeiter einarbeiten, um an ihn delegieren zu können,
oder sich einen externen Zuarbeiter suchen, der Ihnen bestimmte Aufgaben abnimmt.
– Gehen Sie mit Ihren Vorstellungen an die äußerste Grenze.
Was würden Sie tun, wenn Ihnen nicht einmal mehr die Hälfte, sondern nur noch ein Drittel der bisherigen Zeit zur Verfügung stünde?
So setzen Sie die reale gegen die mentale Zeit: 3 Tipps
- Wenn Sie Ihre Zeitvorgaben so stark beschränken, dass Sie in eine Art Dauerstress geraten, sind Sie zu weit gegangen. Das braucht Sie aber nicht zu beunruhigen. Am Anfang steht immer eine Phase der Anpassung.
- Betrachten Sie die Fristenverkürzung als ein Spiel. Der Spielaspekt ermöglicht es Ihnen, zu Ihrer Arbeit eine gewisse Distanz zu wahren. Und diese Distanz ist eines der Geheimnisse der Ausgeglichenheit … und des Erfolgs.
- Je konzentrierter Sie arbeiten, umso wichtiger sind regelmäßige Pausen. Oftmals verlieren wir nur deshalb an Geschwindigkeit, weil wir eigentlich eine kurze Auszeit benötigen. Diese Art von „inoffizieller Entspannung“ ist dann weder als Pausen- noch als Arbeitszeit effektiv.
Viel Spaß und Freude beim Anwenden dieser Tipps.
