Mit Projektblöcken konzentrieren – Alles zur richtigen Zeit

Haben Sie auch bisweilen das Gefühl, dass immer irgendetwas zu kurz kommt: Wenn Sie sich in Ihre Projekte vertiefen, laufen bedenklich viele Routinetätigkeiten auf – und wenn Sie den Kleinkram abarbeiten, kommt es nie zu konzentrierter Arbeit an den Projekten? 

Dann schauen Sie sich doch einmal den heutigen Beitrag an. Darin erfahren Sie, wie Sie mithilfe von Projektblöcken konzentriert zur jeweils am besten geeigneten Tageszeit Ihre Aufgaben erledigen.  

Sehen Sie sich einmal die folgende Einteilung an: 

Tagesplan – Teil 1, 8/9 bis 14 Uhr:  

• Der Vormittag gehört dem systematischen Arbeiten an längerfristigen Projekten oder Kundenaufträgen. Planen Sie 2 Projektblöcke von je zirka 90 Minuten ein. Die Regeln für die Zeit der Projektblöcke lauten: Eingehende Telefonate so kurz wie möglich halten, Rückruf für nachmittags anbieten. Keine E-Mails lesen, keine Post sichten.

• Wenn Sie Mitarbeiterverantwortung und damit viele kommunikative Aufgaben haben, können Sie auch einen der Projektblöcke (besser den späteren) einem Jahresgespräch oder einer Besprechung widmen. Oder die Blöcke auf 60 Minuten begrenzen und dazwischen einen Kommunikationsblock platzieren.

• Kurzpause zwischen den Projektblöcken.

• 13 Uhr: Entspanntes Mittagessen. Schalten Sie dabei möglichst auch Ihr Mobiltelefon aus.

Teil 2, 14 bis 15 Uhr: 

• Einfache Arbeiten während der müden Phase nach dem Essen – wie z. B. eine Lesestunde.

Teil 3, 15 bis 18/19 Uhr: 

• Zeit für einen weiteren Projektblock. Davor oder danach Tagesgeschäft: Briefpost und E-Mails lesen und beantworten, Rückrufe tätigen, ggf. Faxe beantworten sowie terminlose Routinetätigkeiten erledigen, wie beispielsweise Aufräum-, Ablage- und Buchhaltungsaufgaben.

• Kurzpause um 17 Uhr.

Tipps für die erfolgreiche Umsetzung – Wenn, dann richtig 

Wenn Sie Interesse haben, sich auf diese Art der Tageseinteilung einzulassen, dann sollten Sie’s konsequent tun, sonst bleibt die sichtbare Wirkung aus: 

• Passen Sie gegebenenfalls die hier vorgeschlagenen Zeiten an Ihren persönlichen Arbeitsrhythmus bzw. an einen früheren/späteren Arbeitsbeginn an, aber legen Sie sich dann darauf fest.

• Versuchen Sie, sich 2 Wochen lang strikt daran zu halten, bevor Sie das Ergebnis betrachten.

Konzentrierter Vormittag 

Das Streichen der morgendlichen Post- und E-Mail-Sichtung wird Ihnen vielleicht am Anfang schwerfallen – aber es bedeutet einen enormen Gewinn an leistungsstarker Blockzeit für komplexere Aufgaben. Wenn es sich also in Ihrem Aufgabenbereich irgendwie einrichten lässt (Sie also nicht wirklich aktuell auf eingehende E-Mails reagieren müssen): Versuchen Sie’s! Stellen Sie dann aber auch die Funktion Ihres E-Mail-Programms ab, die Sie automatisch über neu eingegangene Mails informiert. 

Sie schützen sich damit außerdem vor einem besonders hartnäckigen Zeitfresser: mal eben zwischendurch – sozusagen als kleine Pause – die E-Mails zu sichten. Typischerweise werden bei solchen E-Mail-Stippvisiten die Mails nur durchgesehen, aber nicht konsequent bearbeitet: Da wird vielleicht hier ein bisschen weitergeleitet, dort ein bisschen gelöscht, aber die wichtigen Mails bleiben stehen. Das ist Zeitverschwendung (Sie müssen später wieder von vorn anfangen) und selbstproduzierte Demotivierung (Sie wissen, dass da ein paar „schwierige“ Mails auf Sie warten). 

Mittagsideen 

Falls Sie die Mittagspause allein und an einem ruhigen Ort verbringen (also nicht gerade in der Kantine), sollten Sie immer einen Notizblock und Stift dabei haben. Denn typischerweise beginnt Ihr Kopf nun, da Sie sich entspannen können, den Projektvormittag zu verarbeiten, und daraus können gute Ideen resultieren: Ihnen fällt plötzlich ein genialer Titel ein; Sie denken an einen Aspekt, den Sie unbedingt noch unterbringen sollten; Sie haben eine Idee für eine bessere Bildlösung etc. 

Klare Grenzen 

Die Stunde der „einfachen Arbeiten“ nach dem Mittagessen ist – biorhythmisch – tatsächlich sehr sinnvoll. Gestatten Sie sich die! 

Wichtig ist allerdings, dass Sie diese Phase nicht in den Nachmittag hinein verschleppen. Machen Sie nach exakt 1 Stunde Schluss, strecken Sie sich, und wechseln Sie dann bewusst zur konzentrierten Arbeit im nächsten Block über. 

Die 2. Primetime am Nachmittag 

Am späteren Nachmittag haben Sie noch einmal ein Formhoch. Sofern Routine- und Kommunikationsaufgaben nicht den ganzen Nachmittag besetzen, können Sie hier einen 3. Projektblock ansetzen für konzentriertes Arbeiten an größeren Vorhaben – beispielweise zwischen 16 und 17:30 Uhr. Dieser Zeitraum ist auch gut geeignet für Besprechungen. 

Den „Drang zum Stall“ nutzen 

Wenn Sie mal geritten sind, kennen Sie das Phänomen, dass Pferde auf dem Rückweg Richtung Stall plötzlich viel beschwingter traben. Das funktioniert auch beim Menschen: Legen Sie sich dringende, aber nicht wichtige/anspruchsvolle Aufgaben auf den Spätnachmittag, nach dem Motto: „Das noch erledigen, und dann nichts wie heim!“ Sie werden es, den „Stall vor Augen“, schnell und effektiv tun. 

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Umsetzen Ihrer Maßnahmen.