Beginnen Sie das Jahr mit einem fröhlichen NEIN!
Mit diesem Trick fällt es Ihnen viel leichter, Ihre Zeit zu verteidigen
Am überzeugendsten (freundlich, aber firm) sind wir dann beim NEIN-Sagen, wenn wir präzise wissen, dass wir keine Zeit übrighaben.
Daraus resultiert ein einfacher Trick, der Ihnen hilft, wenn Sie sich häufiger Aufgaben aufhalsen (lassen), die Sie später per Überstunden oder zulasten der Qualität Ihrer eigentlichen Tätigkeiten erledigen müssen.
Der Trick ist ganz einfach: Holen Sie sich Hilfe bei Ihrem Zeitplaner!
Das funktioniert folgendermaßen:
- Bearbeitungszeiten blockieren:
Notieren Sie sich umfangreichere Tätigkeiten immer mit dem voraussichtlichen Zeitbedarf, also beispielsweise
„Bericht 2. Quartal, 2,5 Stunden“.
Finden Sie dafür einen Termin in Ihrem Kalender und blockieren Sie die entsprechenden Zeiträume. Wenn Sie Ihre Termine auf Papier festhalten: Schraffieren Sie die Zeitfenster. So machen Sie sich auch optisch klar: Dieser Zeitraum ist vergeben.
- Auch bei Routinetätigkeiten den Zeitbedarf notieren
Verfahren Sie (wenigstens einige Wochen lang) ebenso mit
Routineaufgaben.
Beispielsweise:
- Sie verbringen erfahrungsgemäß morgens eine Stunde damit, Ihre Post/E-Mails zu sichten und – nach dem Direkt-Prinzip – zu bearbeiten?
- Längere Telefonate und Rückrufe erledigen Sie gewöhnlich gebündelt am späten Nachmittag?
- Der Montagvormittag ist in der Regel durch Planungsgespräche mit einzelnen Mitarbeitern ausgefüllt? Blockieren Sie die entsprechenden Zeiträume in Ihrem Kalender – stur Tag für Tag. Denn die Zeit steht Ihnen ja tatsächlich nicht für andere Arbeiten zur Verfügung.
- Aufgaben ohne Termin fest einplanen
Reservieren Sie außerdem Zeiträume für komplexere Aufgaben, die ohne selbst gesetzte Termine im Tagesgeschäft untergehen.
Das sind beispielsweise
- typische Jahresbeginn-Aufgaben,
- die Ideensammlung für eine optimierte Kundenbetreuung oder
- eine Neuordnung Ihrer Computerdateien.
Viel Spaß beim Anwenden dieser Tipps.
