| E-Mails sind eine gute und praktische Erfindung. Doch wenn sie überhandnehmen, kosten sie viel Zeit. Ein voller E-Mail-Posteingang ist das moderne Äquivalent zu Stapeln auf dem Schreibtisch: Er gibt Ihnen das ungute Gefühl, dass da noch etwas auf Erledigung wartet. Und das Gefühl ist allgegenwärtig. Das Aufräumen lohnt sich, damit aus Ihrem Posteingang eine To-do-Liste wird.
Der Posteingangsordner ist nur Durchgangsstation Eine dauerhafte und alltagstaugliche Ordnung bekommen Sie, wenn Sie in Zukunft Ihren Posteingang nicht mehr als Ablage, sondern als To-do-Liste betrachten. Alles, was hier landet, ist erst einmal eine Aufgabe und erfordert von Ihnen eine Aktion, ob das nun das Löschen, Weiterleiten, Archivieren oder Beantworten der Mail ist. Der Posteingangsordner ist damit keine Ablage, sondern nur ein Durchgangsbereich. Ziel ist es, den Posteingang immer wieder so leer wie möglich zu bekommen. Ihr Vorteil: Wenn sich im Posteingang nur die E-Mails befinden, zu denen Sie noch irgendetwas tun müssen, sehen Sie auf einen Blick, welche Arbeiten noch anstehen. Sie ersparen sich also in vielen Fällen das Umwandeln in eine Aufgabe (in Outlook) bzw. das Notieren auf einer To-do-Liste. Alles, was Sie brauchen, ist, die folgenden 3 Schritte zu verinnerlichen und konsequent umzusetzen. Schritt 1: Legen Sie sich eine Ablage an Welche Ordner Sie einrichten, hängt von Ihren Aufgaben ab – beispielsweise Ordner für Ihre Kunden, Auftraggeber und andere Kontakte, für Projekte oder Vorgänge. Bilden Sie wenn nötig mehrere Ordnerebenen, beispielsweise • auf der obersten Ebene „Kunden“, • dann darunter „Kunde A“, „Kunde B“ etc., und eventuell • darunter Ordner für einzelne Aufträge oder Projekte. Auch das Untergliedern Ihres Posteingangsordners kann sinnvoll sein, wenn dort mehr To-do-Mails bleiben, als auf dem Bildschirm Platz haben. Dann können Sie beispielsweise einen Ordner für Aufgaben anlegen, die erst am folgenden Tag („Morgen“) oder in der folgenden Woche („Woche“) oder gar erst bis Ende des Monats („Monat“) zu erledigen sind, oder für E-Mails bzw. Aufgaben, für die Sie noch auf Informationen von anderen warten („Warten“). Tipp: Legen Sie die Ordner-Reihenfolge fest Die Ordner werden in Outlook alphabetisch sortiert. Wenn Sie mit bestimmten Ordnern sehr häufig arbeiten, können Sie sie ganz an den Anfang der Liste platzieren – dazu setzen Sie einfach vor den eigentlichen Namen eine Ziffer („1Projekt“). Noch vor die Nummern-Ordner platzieren Sie Ordner, indem Sie vor den Namen einen Unterstrich setzen („_Morgen“).
Schritt 2: Räumen Sie regelmäßig Ihren Posteingang leer Damit Ihr Posteingangsordner als To-do-Liste funktioniert, muss er mehr oder weniger leer sein. Wenn Sie jetzt dort noch viele Alt-E-Mails liegen haben, sollten Sie die in den kommenden Tagen aufräumen. Sie müssen dabei aber nicht Mail für Mail durchgehen, der größere Teil lässt sich schnell und einfach mithilfe der Suchfunktion bearbeiten: • Lassen Sie unter dem Absender („von“) nach einem Namen suchen, und verschieben Sie alle aufgefundenen E-Mails in einem Rutsch in den betreffenden Kontakt- oder Projektordner. • Auf dieselbe Weise können Sie Newsletter, Amazon-Empfehlungen und Ähnliches entweder über eine Absender- oder eine Betreff-Suche sammeln lassen und dann bequem als Gruppe löschen. Nur die E-Mails, die sich nicht sinnvoll suchen lassen, gehen Sie am Ende einzeln durch. Tipp: Gesendete E-Mails ablegen Outlook und andere E-Mail-Programme speichern Kopien der gesendeten E-Mails im Ordner „Gesendete Objekte“ bzw. „Gesendete Elemente“. Diesen Ordner sollten Sie regelmäßig durchgehen und die E-Mails daraus in den jeweiligen Kunden- oder Projektordner verschieben, die anderen E-Mails dagegen löschen.
Schritt 3: So arbeiten Sie mit dem neuen System Reservieren Sie sich in Ihrem Arbeitsablauf bestimmte Zeiten für die Bearbeitung von E-Mails. Geben Sie sich ausreichend Zeit, um das Gros der E-Mails auch wirklich direkt bearbeiten zu können! Gehen Sie dann die neu eingegangenen E-Mails durch: • Alles, was nicht von Bedeutung ist, löschen Sie sofort. • Alles, was Sie innerhalb von 2 bis maximal 5 Minuten erledigen können, erledigen Sie sofort. Danach verschieben Sie die jeweilige E-Mail in den entsprechenden Ordner oder löschen sie. • Wenn das Bearbeiten einer E-Mail länger dauert und nicht sofort erforderlich ist bzw. gerade keine hohe Priorität hat, lassen Sie die E-Mail im Posteingang (bzw. verschieben sie in die Ordner „Morgen“ oder „Woche“). Wenn nötig, tragen Sie die Aufgaben zusätzlich in den Aufgabenplaner ein oder machen sich eine Wiedervorlage-Notiz dazu. Extra-Tipp: Schreiben Sie Ihre Mails möglichst so präzise und auf den Punkt, dass der Adressat keine Rückantwort schreibt. Sascha Lobo, Journalist und Buchautor, nennt dies Hermetisches Schreiben: „Hermetisches Schreiben bedeutet, eine Mail so zu verfassen, dass die Chance auf eine Rückmail aktiv auf ein absolutes Minimum reduziert wird.“ Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Nachdenken und Umsetzen Ihrer Maßnahmen. |
So handhaben Sie Ihre E-Mails effektiv
Andreas Berwing
Unternehmer, Trainer/Coach, Keynote-Speaker bei
Über 30 Jahre Erfahrung in unterschiedlichen Industriebereichen gesammelt: Konsumerindustrie, Unterhaltungselektronik, Automobilzulieferindustrie, Reifenindustrie davon mehr als 16 Jahre als Führungskraft
Teilen Sie diesen Inhalt mit Freunden und Kollegen: