| Nicht alle Spontangespräche können und sollen Sie abwehren: Für Kollegen/innen ebenso wie für Mitarbeiter/innen ist es wichtig, dass sie Sie bei dringenden Fragen auch ohne Termin erreichen können. Aber da solche ungeplanten Besprechungen zu den größten Zeitfressern gehören, sollten Sie sie kurz und sachlich halten.
Wenn Sie die heutigen Tipps beherzigen, gelingt Ihnen das – mit einem befriedigenden Ergebnis für beide Seiten. 1. Beginnen Sie sachlich Beschränken Sie die Begrüßung auf wenige, freundliche Sätze, bei denen Sie jedoch nicht ins Private rutschen. Beginnen Sie dann sachlich: „Worum geht’s denn?“ Und auch so halten Sie die Atmosphäre sachlich: • Bieten Sie ungebetenen Besuchern nichts zu trinken an. • Zeigen Sie durch Ihre Körpersprache, dass das hier kein längeres Gespräch wird: Machen Sie es sich nicht bequem, lehnen Sie sich nicht im Bürostuhl zurück. • Wenn Sie ohnehin standen: Bleiben Sie stehen.
2. Stecken Sie den zeitlichen Rahmen ab Stellen Sie gleich zu Beginn fest: „Wir haben maximal 10 Minuten, also kommen wir doch gleich zur Sache.“ • Hilfreich: Eine Uhr in Ihrem Büro, die im Blickfeld Ihres Gesprächspartners ist. • Besonders wirksam: Nehmen Sie nach Ihrem Hinweis auf die Zeit Ihre Armbanduhr ab, und legen Sie sie demonstrativ vor sich auf den Schreibtisch.
3. Werden Sie sofort aktiv Wenn das Problem gleich geklärt bzw. die Frage direkt beantwortet werden kann, dann tun Sie das. Beispielsweise: • Suchen Sie die benötigten Informationen heraus oder • delegieren Sie das Problem an einen Mitarbeiter („Herr Winter wird das in die Hand nehmen, er ruft Sie morgen dazu an“), und/oder • erstellen Sie gleich während des Gesprächs eine kurze schriftliche Zusammenfassung der wichtigsten Punkte.
4. Senden Sie Endsignale Wenn die verabredete Zeit ausläuft, zeigen Sie das durch entsprechende „Aufbruchssignale“: Schließen Sie Ihren Zeitplaner, bewegen Sie Papiere auf dem Schreibtisch, rutschen Sie auf Ihrem Stuhl nach vorn. Fassen Sie das Ergebnis der Besprechung in einem Satz zusammen, und fügen Sie hinzu: „Ich denke, wir sind einen ganzen Schritt weitergekommen. Ihr Besuch hat mich gefreut.“
5. Achten Sie auf den positiven letzten Eindruck Bringen Sie Ihren Gesprächspartner zur Tür. Das gibt ihm das Gefühl, dass Sie etwas für ihn tun. So können Sie auch ein kurzes Gespräch zu einem intensiven positiven Erlebnis für ihn machen.
Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Nachdenken und Umsetzen Ihrer Maßnahmen. |
Mit diesen 5 Schritten werden ungeplante Gespräche nicht zum Zeitfresser
Andreas Berwing
Unternehmer, Trainer/Coach, Keynote-Speaker bei
Über 30 Jahre Erfahrung in unterschiedlichen Industriebereichen gesammelt: Konsumerindustrie, Unterhaltungselektronik, Automobilzulieferindustrie, Reifenindustrie davon mehr als 16 Jahre als Führungskraft
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