3 einfache Stil-Tipps für Ihre E-Mails: Frischer, einfacher, direkter

„Schnell“ geht aber auch anders – wenn Sie sich an die folgenden 3 Faustregeln halten.

1. Von Angesicht zu Angesicht

Die wichtigste und wirksamste Regel: Stellen Sie sich beim Schreiben vor, dass Ihr Adressat direkt vor Ihnen sitzt und Sie zu ihm sprechen. Ganz gleich, ob Sie an einen Kollegen, an einen Kunden, an eine Institution, eine Behörde oder an einen Kundendienst schreiben: Der Empfänger Ihres Briefes ist ein Mensch. Und für den ist es angenehm, wenn ihn in der Masse der standardformulierten Schreiben ein persönlicher Ton erreicht.

2. Konkret und leicht

Verzichten Sie auf Formulierungen, die ungelenkt, beamtenhaft und veraltet klingen, wie „bezugnehmend auf unser Telefonat“ oder „wie mit Ihnen besprochen“. Diese Ausdrücke sorgen für Distanz. Beziehen Sie sich stattdessen konkret auf die Situation: „Gleich nach unserem Telefonat habe ich die Unterlagen noch mal geprüft …“

3. Mit Verben aktiver schreiben

Ersetzen Sie passive Hauptwörter, indem Sie (be-)schreiben, was Sie tun werden. „-ung“-Wörter (Berücksichtigung, Fertigstellung) sind langweilig, besonders wenn Sie damit aktives Handeln beschreiben wollen (berücksichtigen, fertigstellen).

Ein Beispiel:

•  „Die Bearbeitung des Auftrags erfolgt bis zum …“ Der Empfänger einer solchen Nachricht bekommt das Gefühl, von einer Verwaltungsmaschine bedient zu werden – und nicht von Menschen, die sich für ihn einsetzen.

• Sobald Sie dagegen Ihr Handeln durch ein Verb für den Leser „sichtbar“ machen, entsteht fast von allein ein freundlicher, persönlicher Satz: „Wir werden Ihren Auftrag bis zum … schnell und zuverlässig erledigen.“

Quick-Tipp: Sinnvolle Kontrolle

Wenn Sie wichtige Schriftstücke an einen größeren Adressatenkreis versenden, ganz gleich, ob per E-Mail oder Briefpost, setzen Sie sich mit auf den Verteiler. Auf diese Weise stellen Sie fest, ob die Sendung ordnungsgemäß und vollständig herausgegangen ist und pünktlich zugestellt wurde.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Nachdenken und Umsetzen Ihrer Maßnahmen – besonders bei Ihren Mails.