Bei lockerer Kommunikation ohne Zeitdruck entstehen oft die besten Ideen und Gedanken. Aber nicht immer haben Sie ausgiebig Zeit für längere Gespräche mit jedem, der Sie in Ihrem Büro besucht oder den Sie auf dem Flur treffen.
Wie Sie Gespräche unauffällig und erfolgreich verkürzen, ohne unhöflich zu sein, verrate ich Ihnen mit den heutigen bewährten Tricks:
- Stehen Sie auf, um den Besucher zu begrüßen. Eine nette Geste. Aber: Anschließend bleiben Sie stehen.
- Legen Sie Ihren Aktenkoffer oder einen Ordner als „Dauergast“ auf den Besucherplatz. Nur wenn eine Sitzbesprechung sinnvoller erscheint, räumen Sie den „Platzhalter“ beiseite.
- Mit der hilfsbereiten Grußformel „Was kann ich für Sie tun?“ statt „Wie geht es Ihnen?“ kürzen Sie mindestens 50 % Ihrer Gespräche unauffällig ab.
- Wann immer möglich, sorgen Sie dafür, dass terminierte Besprechungen nicht bei Ihnen, sondern im Büro eines anderen stattfinden. So können Sie gleich nach der Besprechung gehen und müssen nicht warten, bis alle anderen Teilnehmer gemächlich (und vielleicht erst nach einem Schwätzchen) Ihr Büro verlassen.
- Wiegeln Sie das Gespräch ab, indem Sie versprechen, später (zu einem Ihnen passenden Zeitpunkt) selbst vorbeizukommen. Funktioniert auch auf dem Gang oder an einem anderen unausweichlichen Treffpunkt.
- Wenn Sie selbst einen Mitarbeiter in seinem Büro aufsuchen, bleiben Sie in der Tür stehen. Sie signalisieren damit: „Ich habe nur eine kurze Frage (… und möchte am liebsten auch nur eine kurze Antwort).“
- Wann immer möglich: Lassen Sie für ihre Weitschweifigkeit bekannte Besucher nicht erst „in die Tiefe“ Ihres Büros eindringen. Optimal: unauffällig schnell auf die Person zugehen.
- Teilen Sie gleich zu Beginn mit: „Wir haben nur 10 Minuten Zeit, lassen Sie uns schnell zur Sache kommen.“ Verstärker: eine auffällige Wanduhr. Oder nehmen Sie Ihre Armbanduhr ab, und legen Sie sie demonstrativ auf den Schreibtisch.
- Schließen Sie Ihr Notiz- oder Zeitplanbuch, und beenden Sie die Unterredung, indem Sie eine positive Zusammenfassung geben: „Ich denke, wir sind einen guten Schritt vorangekommen. Danke, dass Sie da waren.“
- Begleiten Sie den Besucher bis zur Bürotür oder zum Fahrstuhl. Das vermittelt Ihrem Besuch einen positiven letzten Eindruck – auch nach einem sehr kurzen Gespräch.
- Sprechen Sie während der Unterredung eine kurze Notiz auf Ihr Diktiergerät. Je früher Ihr Besucher den Eindruck bekommt, dass Sie sich persönlich um sein Anliegen kümmern werden, desto kürzer wird die Besprechung sein.
- Falls der Besuch vorher angekündigt war: Vereinbaren Sie mit Ihrer Sekretärin oder einem anderen Mitarbeiter, dass man sich bei Ihnen spätestens 15 Minuten nach Gesprächsbeginn mit einem sehr dringenden Anliegen meldet – am besten so, dass der Besucher mithören kann.
Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Anwenden und Umsetzen Ihrer Maßnahmen.
