Steuern mit Boards

Transparent, flexibel, interaktiv

So steuern Sie Ihre Meetings, Workshops und Trainings mit Boards

 

Abgeschafft: Die ungeliebte Frage „Wer schreibt heute Protokoll?“

 

Können Sie sich noch an Meetings in früheren Zeiten erinnern? Der Chef saß vorne, hatte viele Redeanteile, jeder hatte einen Notizblock vor sich liegen. Mit etwas Glück gab es eine Tischvorlage oder einen Beamer, auf dem die Agenda zu sehen war. Damit war es auch für die Chefs oft schwer, die Mitarbeiter zur Mitgestaltung zu animieren. Am unbeliebtesten war die Frage: „Wer schreibt heute Protokoll?“

 

Diese Meeting-Kultur wäre in vielen Bereichen wohl noch eine ganze Weile so weitergegangen, hätte uns die Pandemie nicht dazu gezwungen, neue Formen der Kommunikation und Zusammenarbeit zu finden. Mit Vokabeln wie hybrid, virtuell und asynchron verbindet jeder von uns heute eigene Erfahrungen. Mit den neuen agilen Formen der Zusammenarbeit haben sich glücklicherweise auch die technischen digitalen Möglichkeiten rasant erweitert, wie wir heute Meetings, Workshops und Trainings vorbereiten, steuern, interaktiv gestalten und dokumentieren können. Zum Beispiel lassen sich Whiteboards und Kanban Boards ganz trefflich dafür nutzen.

 

Diese digitalen Pinnwände bzw. digitalen Wände zur Aufgabensteuerung haben für die Steuerung von Meetings oder Trainings gegenüber der klassischen Agenda große Vorteile:

• Man kann die Themen und Ziele gemeinsam im Vorfeld zusammentragen – transparent und sichtbar für alle.
• Es können im Meeting leicht weitere Punkte hinzugefügt, verschoben oder vertagt werden.
• Bilder, Dokumente und Links können leicht eingebunden, abgerufen und auch aktualisiert werden.
• Zusätzliche vertiefende Informationen können in Echtzeit integriert werden und sind für alle abrufbar – ohne dass sie im Anschluss per E-Mail verteilt werden müssen.
• Alles wird live mitgeschrieben, das klassische Protokoll kann entfallen, mit dem Meeting ist auch die Dokumentation fertig.

 

Whiteboards oder Kanban Boards – was sind jeweils die Vor- und Nachteile der beiden Systeme? Transparent, flexibel, interaktiv

 

So steuern Sie Ihre Meetings, Workshops und Trainings mit Boards Mit Whiteboards wie Conceptboard oder Miro können alle Teilnehmer gleichzeitig an der Agenda arbeiten. Der Fortschritt wird transparent festgehalten. So kann leicht nach jedem Punkt neu über Prioritäten entschieden werden.

Mit einer Kanban-Board-Software wie zum Beispiel Trello können Kärtchen spielend leicht ergänzt und verschoben werden – innerhalb einer Liste oder auch von einer Liste in die nächste. Für jede Karte können Zuständigkeiten, Termine und weiterführende Informationen beigefügt werden

 

Whiteboards

Es gibt eine Fülle von Whiteboards, die sich für die Steuerung von Meetings eignen. Dazu gehören beispielsweise Padlet, Miro, Mural oder Conceptboard. Auch in MS Teams ist inzwischen eine eigene Whiteboard-Anwendung integriert (auch wenn diese vielleicht nicht so ausgefeilt ist wie beispielsweise Mural oder Conceptboard).

 

Vorteile des Whiteboards:

• Sie können leicht externe Personen einbinden, da in der Regel nichts heruntergeladen werden muss.
• Alle können gleichzeitig daran arbeiten.
• Alles ist immer komplett im Blick.
• Sie können das Board flexibel erweitern und alle Ergebnisse des Meetings/ Trainings dort gemeinsam festhalten.
• Die meisten Boards lassen sich einfach als Bild oder PDF exportieren. Die Inhalte sind gut lesbar, und Sie haben alles komplett auf einen Blick.
• Das Bildhafte fördert den Wiedererkennungseffekt.
• Sie können Farben gezielt zur Steuerung und Kategorisierung nutzen.

 

Nachteile des Whiteboards:

• Wenn Sie bei der Agenda die Reihenfolge ändern wollen, dann müssen Sie auch die anderen „Kärtchen“ manuell verschieben.
• Jede Zuordnung von Verantwortlichkeiten und jede Terminierung muss mit einem eigenen „Kärtchen“ hinzugefügt werden.

 

Kanban Boards

Kanban Boards werden vor allem für die agile Steuerung von Projekten eingesetzt. Häufig genutzte Tools hierfür sind beispielsweise Trello oder MeisterTask – oder integrierte Kanban Boards bei MS Teams oder Jira. Sie eignen sich aber auch gut für die Organisation von Meetings und Workshops.

 

Der Grundgedanke bei Kanban Boards ist: Mit neuen Erkenntnissen können sich auch die Prioritäten ändern. Es wird immer wieder gemeinsam neu priorisiert. Dabei gilt: Je weiter oben ein Thema im Board steht, desto höher ist es in der Priorität.

 

Vorteile des Kanban Boards:

• Man kann Personen, Zeiten, Terminvorgaben, Checklisten, Dokumente, Links u. v. a. m. ganz einfach jeder einzelnen Karte zuordnen.
• Man kann Verknüpfungen innerhalb des Systems herstellen.
• Man kann aus dem Board heraus Aufgaben zuweisen und Erinnerungen aktivieren.
• Wenn man ein Kärtchen verschiebt, ordnet sich das Board von allein neu.

 

Nachteile des Kanban Boards:

• Man muss eingeladen werden und sich registrieren. u Auf dem Bildschirm ist nur eine begrenzte Anzahl von Karten sichtbar, man muss scrollen, um alles im Blick zu behalten.
• Es ist nicht so einfach, farbliche Akzente zu setzen.

 

Entscheidungshilfe: Was geschieht mit den Daten?

Ob Sie sich für Kanban Boards oder für Whiteboards entscheiden, kann auch davon abhängen, wie einfach es für Sie sein soll, die Ergebnisse mit vorhandenen Steuerungssystemen zu verknüpfen. So bietet es sich zum Beispiel bei der Software Jira an, Projektsteuerung und Meetings in einem System anzulegen. Jeder User muss hier allerdings angemeldet und zugelassen sein. Diese Boards eignen sich also vor allem für feste Teams und längere Zeiträume. Für flexibel zusammengesetzte Teilnehmergruppen unterschiedlicher

 

Unternehmen sind Sie mit Whiteboards schnell startklar. Boards auch in Präsenz-Meetings nutzen Übrigens: Auch Präsenz-Meetings lassen sich gut mit Boards steuern. Machen Sie sich einfach eine Pinnwand mit den Oberbegriffen, und schreiben Sie gemeinsam auf Post-its, welche Themen Sie gemeinsam besprechen wollen. Hängen Sie die Kärtchen immer einfach um, wenn Sie ein neues Thema in Angriff nehmen.

 

Fazit:

Boards ermöglichen die effektive Vorbereitung von Meetings, die agile Interaktion und eine transparente Echtzeit-Dokumentation. Das ist ein wichtiger Schritt, um wirklich effektive und für alle Beteiligten zufriedenstellende Meetings zu organisieren.

 

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg dabei.